Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Sie können sich mit Fragen, Anliegen oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte jederzeit unter den vorstehenden Kontaktdaten an uns wenden.

• „Personenbezogene Daten" bezeichnet alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie in Artikel 4 (1) DSGVO definiert.
• „Besondere Kategorien personenbezogener Daten" bezeichnet Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen, Gesundheitsdaten, biometrische Daten oder Finanzdaten hervorgehen, die zur Ableitung sensibler Merkmale verwendet werden könnten, wie in Artikel 9 (1) DSGVO definiert.
• „Partner" bezeichnet die institutionelle Einrichtung (z. B. Pflegeeinrichtung, Seniorenheim, ambulanter Pflegedienst) oder – im Verbraucherbereich – der oder die Angehörige bzw. die betreuende Person, die den Dienst beauftragt und die Stammdaten bereitstellt.
• „System" bezeichnet den vom Verantwortlichen bereitgestellten KI-gestützten, telefonbasierten Gesprächsbegleiter einschließlich der zugehörigen Software, der VoIP-Infrastruktur und der Memory-Funktion.
• „Nutzer" bezeichnet die natürliche betroffene Person im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden (in der Regel eine vom Partner betreute ältere Person).
• „Memory-Funktion" bezeichnet die Eigenschaft des Systems, Inhalte früherer Gespräche in Form von Transkripten zu speichern und in späteren Gesprächen aktiv darauf zurückzugreifen.
• „DSGVO" bezeichnet die Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung); „EU AI Act" bezeichnet die Verordnung (EU) 2024/1689 zur Festlegung harmonisierter Vorschriften für künstliche Intelligenz.

Wir verarbeiten – je nach Nutzung des Dienstes – die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

Bitte beachten Sie: Gesprächsinhalte können in der Praxis sensible Informationen enthalten, etwa Schilderungen von Beschwerden, Medikamenten oder Arztbesuchen. Solche Angaben können Gesundheitsdaten und damit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO sein. Das System ist darauf ausgelegt, besondere Kategorien personenbezogener Daten im Standardbetrieb nicht weiterzuverwenden; hierzu setzen wir technische und organisatorische Vorkehrungen ein. Soweit dennoch besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, stützen wir uns auf die ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die der Vertragspartner bzw. der gesetzliche Vertreter vor der Nutzung von dem Nutzer einholt. Diese Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Wir erheben personenbezogene Daten aus den folgenden Quellen:

• unmittelbar vom Vertragspartner: Die Stammdaten des Nutzers sowie die Abrechnungsdaten
• unmittelbar vom Nutzer: durch die im Telefongespräch getätigten Äußerungen sowie die dabei entstehenden Verbindungs-, Audio- und Transkriptdaten
• aus der Nutzung des Systems erzeugt: Memory-Daten, technische Nutzungs- und Protokolldaten, Voice-Clone (sofern die Einwilligung des Nutzers dafür vorliegt)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen nach Art. 6 und ggf. Art. 9 DSGVO:

Hinweis zur Einwilligung: Soweit wir uns auf eine Einwilligung stützen, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Bei betreuten oder vertretenen Personen werden Einwilligungen durch den gesetzlichen Vertreter im Rahmen seiner Befugnisse eingeholt.

6.1 Profilerstellung

Wir nutzen die von Ihnen oder dem Vertragspartner bereitgestellten Stammdaten dazu, ein Profil für Sie anzulegen. Das Profil enthält Ihren Namen, Alter und Telefonnummer. Das Profil ist nur für Sie und uns einsehbar.

6.2 Telefongespräche

Ihre Daten werden für den Aufbau eines Gespräches verwendet. Dazu können Sie entweder die KI „Alfred und Eva" über Ihr Telefon anrufen oder die KI kann Sie automatisch zu mit Ihnen vorab besprochenen festgesetzten Zeiten auf Ihrem Telefon anrufen. Das Gespräch wird zur Leistungserbringung von einem Drittanbieter verarbeitet und in Text (Transkript) umgewandelt. Im Standardbetrieb wird die Audioaufnahme nach der Transkription gelöscht; dauerhaft gespeichert werden in diesem Fall ausschließlich die Transkripte sowie die Verbindungsdaten und die Memory-Daten.

Bitte beachten Sie: Zu Beginn des ersten Gesprächs informiert das System den Nutzer durch eine Sprachansage in verständlicher Sprache automatisch über seinen KI-Charakter sowie über die Memory-Funktion, um die Transparenzpflichten des Art. 50 der KI-Verordnung zu erfüllen.

Die Einwilligung, Sie zu festgelegten Zeiten automatisch anzurufen, erfolgt im Zuge der Telefonnummer-Verifikation. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

6.3 Personalisierung durch „Memory"-Funktion

Die KI „Alfred und Eva" speichert die aus den Gesprächen entstandenen Transkripte und ruft diese beim nächsten Gespräch erneut ab für ein personalisiertes Gesprächserlebnis. Bitte beachten Sie, dass die Speicherung auch personenbezogene oder besondere personenbezogene Daten umfassen kann, wenn Sie diese mit der KI teilen, wie Gesundheitsinformationen. Sofern Sie die Löschung Ihrer Daten gem. Art. 17 DSGVO beantragen, löschen wir die Memory-Funktion. Sie starten dann mit Alfred & Eva von vorne, sofern Sie den Service weiter nutzen.

6.4 Personalisierung durch Voice Cloning mit Ihrer Stimme

Wenn Sie ausdrücklich darin einwilligen, Ihre Stimmaufnahmen für das Voice-Cloning und/oder für die Verbesserung unserer KI zur Verfügung zu stellen, verarbeiten wir Ihre Sprachaufnahmen mit einem Drittanbieter. In diesem Fall wird Ihre Stimme dazu verwendet, eine mit Hilfe von künstlicher Intelligenz generierte Kopie Ihrer Stimme nachzubauen, um einen sogenannten Voice Clone zu bauen. Der Voice Clone kann dazu verwendet werden, dass Ihre Angehörigen oder Freunde mit ihm interagieren können.

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die auf unsere Weisung handeln und – soweit gesetzlich erforderlich – durch Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO gebunden sind. Folgende Dienstleister können personenbezogene Daten erhalten:

7.1 Hosting

Wir lassen unseren Dienst durch einen externen Dienstleister hosten. Anbieter ist die OVH SAS (Roubaix, Frankreich). Das Hosting umfasst die Bereitstellung der für den Betrieb unseres KI-Gesprächsbegleiters erforderlichen Server-, Speicher- und Rechenkapazitäten. Bei der Interaktion mit unserem Dienst werden technische Zugriffsdaten verarbeitet (Device, Datum, Uhrzeit). Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und beruht auf unserem berechtigten Interesse an einer sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unserer Dienstleistung. OVHcloud verarbeitet die Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen; hierzu haben wir mit OVHcloud einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Weitere Informationen finden Sie unter ovhcloud.com/de/personal-data-protection.

7.2 VoIP-Dienste und Agenten

Wir verwenden die folgenden VoIP-Dienste für unseren Dienst:

7.2.1 Sipgate

Für unsere ein- und ausgehende Telefonie nutzen wir das cloudbasierte Telefonsystem der sipgate GmbH (Düsseldorf, Deutschland). sipgate stellt uns eine Telefonanlage in der Cloud sowie VoIP-Telefonie bereit. Hierbei werden Verbindungs- und Kommunikationsdaten verarbeitet, insbesondere die beteiligten Rufnummern, Datum, Uhrzeit und Dauer des Gesprächs sowie ggf. Inhalte von Sprachnachrichten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. sipgate verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen (Art. 28 DSGVO). Weitere Informationen unter sipgate.de/datenschutz.

7.2.2 Jambonz

Wir nutzen die Open-Source-Plattform Jambonz, einen Dienst der FirstFive8 Inc. (USA), zur Bereitstellung und Steuerung sprachbasierter Kommunikationsdienste. Im Rahmen der Nutzung können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Telefonnummern, Sprach- und Audiodaten, Verbindungsdaten, technische Protokolldaten, IP-Adressen sowie weitere für die Durchführung und Dokumentation der Kommunikation erforderliche Informationen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Weitere Informationen unter jambonz.org/privacy.

7.3 Sprachverarbeitung und Transkription

Wir nutzen für die Verarbeitung von Spracheingaben, die Transkription von Sprachdaten sowie die KI-gestützte Generierung von Gesprächsantworten Dienste der Google Ireland Limited (Irland, EU) und der Google Cloud EMEA Limited (Irland, EU). Hierbei kommen insbesondere Technologien wie Google Gemini, Google AI Studio und Google Vertex AI zum Einsatz. Verarbeitet werden insbesondere Sprach- und Audiodaten, Transkriptionen, Texteingaben und -ausgaben (Prompts und Antworten), Telefonnummern, technische Nutzungsdaten und Geräteinformationen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Sofern Sie der Verarbeitung von Audioaufnahmen zur Nachbildung Ihrer Stimme zugestimmt haben (Abschnitt 6.4), erfolgt die Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Nach Angaben von Google werden Kundendaten grundsätzlich nicht zum Training der KI-Modelle verwendet, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde. Weitere Informationen unter transparency.google.

7.4 Kommunikation

Für den Versand transaktionaler E-Mails nutzen wir den Dienstleister „Resend", einen Dienst der Plus Five Five Inc. (USA). Resend verarbeitet personenbezogene Daten, insbesondere E-Mail-Adressen, Empfänger- und Absenderinformationen, Inhaltsdaten der versendeten Nachrichten, technische Zustellinformationen sowie Protokoll- und Nutzungsdaten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Weitere Informationen unter resend.com/legal/privacy-policy.

7.5 Von Ihnen ausgewählte Empfänger

Sie haben die Möglichkeit, selbst auszuwählen, mit welchen Dritten, z. B. Ihren Angehörigen oder Freunden, wir Ihre Daten (Gesprächsprotokolle und/oder Audioaufnahmen) teilen. Dieses geben Sie in einem Einwilligungsformular an; die Verarbeitung erfolgt demnach auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Wir werden dann aufhören, Ihre Daten mit den Dritten zu teilen.

Ihre Daten werden vorrangig innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet. Soweit wir personenbezogene Daten in Drittländer übermitteln (einschließlich des Vereinigten Königreichs), stellen wir sicher, dass geeignete Garantien vorhanden sind, sofern kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, darunter:

• Standardvertragsklauseln (SCCs) in der von der Europäischen Kommission verabschiedeten Fassung (Beschluss der Kommission 2021/914);
• Datenschutzabkommen, soweit anwendbar (z. B. EU-UK-Angemessenheit, EU-US Data Privacy Framework);
• Transfer Impact Assessments (TIAs), die für sämtliche Drittlandübermittlungen durchgeführt werden.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Die Datenverarbeitung ist unter anderem zur Durchführung und Erfüllung von Verträgen erforderlich, einschließlich der Abwehr und Geltendmachung zivilrechtlicher Ansprüche innerhalb der einschlägigen Verjährungsfristen. Darüber hinaus sind Steuer-, Handels-, Abgaben- und sonstige gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu beachten. Die dort vorgesehenen Aufbewahrungs-/Dokumentationsfristen betragen sechs bis zehn Jahre, zuzüglich einer vierjährigen Festsetzungsverjährung. Sofern keine Aufbewahrungsfrist besteht, löschen wir Ihre Daten 90 Tage nach Vertragsende des Hauptvertrages.

Nach den Art. 15 bis 22 DSGVO stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

Anfragen richten Sie bitte an [email protected]. Vor der Bearbeitung kann eine Identitätsprüfung erforderlich sein. Bei betreuten oder vertretenen Personen können diese Rechte durch den gesetzlichen Vertreter im Rahmen seiner Befugnisse ausgeübt werden.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach.

Der Dienst richtet sich an erwachsene Personen, vorrangig an Seniorinnen und Senioren, und nicht an Personen unter 18 Jahren.

Für geschäftsunfähige Personen (§ 104 BGB), für unter Betreuung stehende Personen sowie für Minderjährige wird der Zugang zum Dienst nur durch einen handlungsfähigen gesetzlichen Vertreter oder Bevollmächtigten im Rahmen seiner Befugnisse veranlasst. Bei betreuten Personen handelt der Betreuer ausschließlich im Rahmen seines gerichtlich festgelegten Aufgabenkreises (§§ 1814 ff. BGB). Erforderliche Einwilligungen werden durch diese Vertreter eingeholt und dokumentiert.

Das System erzeugt Gesprächsbeiträge automatisiert auf Basis von Transkript und Memory-Daten. Es trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die Personalisierung über die Memory-Funktion dient allein der Gestaltung des Gesprächs (siehe Abschnitt 6.3).